Первичная документация в бухгалтерии – что это такое: закрывающие документы учета, что входит, перечень

Учётные регистры для первичных документов

Теперь перейдем к нюансам оформления первичной учетной документации. Как уже говорилось, в пункте 2 статьи 9 Закона о бухучете содержится перечень обязательных реквизитов бухгалтерской «первички». Отсутствие хотя бы одного из них лишает документ статуса первичного учетного документа. Поэтому важно отслеживать наличие в документе всех обязательных пунктов.

Так, во вводной части бухгалтерской «первички» должны быть указаны следующие сведения: наименование и дата составления документа, а также наименование лица (организации или ИП), от имени которого составлен документ.

Далее следует содержательная часть первичного учетного документа. В ней необходимо отразить суть факта хозяйственной жизни (выплата или прием денег, передача или прием имущества и т.п.) и привести соответствующие измерители (натуральные или денежные). При этом обязательно следует указать единицы измерения (рубли, доллары США, килограммы, тонны, штуки и т.п.).

Наконец, в заключительной части «первички» нужно отразить данные ответственного лица. А именно: наименование должности, фамилию и инициалы лица, совершившего сделку, операцию и ответственного за ее оформление, либо лица, ответственного за оформление свершившегося события. Завершается оформление первичного учетного документа проставлением подписи ответственного лица. Если ответственных лиц несколько, то должны быть указаны данные все этих лиц и проставлены их подписи.

Формировать накладные, акты, счета-фактуры и вести бухгалтерию в веб-сервисе для ИП

По правилам пункта 4 статьи 9 Закона о бухучете, формы первичных учетных документов, которые применяются организацией, утверждает непосредственно ее руководитель (за исключением организаций государственного сектора). Требования об обязательном применении унифицированных форм в Законе о бухучете больше нет.

Таким образом, в каждой организации необходимо определить перечень первичной учетной документации, а затем приказом по компании утвердить формы этих документов. Формы «первички» можно разработать полностью самостоятельно («с нуля»), а можно взять за основу соответствующие унифицированные формы. Также не запрещено указать в приказе, что в компании будет применяться та или иная унифицированная форма без каких-либо изменений или дополнений.

в каждой утвержденной форме должны содержаться все обязательные реквизиты первичного учетного документа. Заметим, что в форме документа могут быть отражены только лишь обязательные реквизиты, либо обязательные и дополнительные реквизиты (письмо Минфина России от 04.02.15 № 03-03-10/4547, доведено до налоговых органов письмом ФНС России от 12.02.15 № ГД-4-3/2104@; см. «Минфин напомнил основные требования к первичным учетным документам»).

Однако в некоторых случаях использовать самостоятельно разработанные формы первичной документации не получится. Например, обязательными к применению остаются формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на их основании (информация Минфина России от 04.12.

Бесплатно вести кассовую книгу в электронном виде

Определение 1

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, подтверждающее законность и реальность совершаемых хозяйственных операций. Они являются средством юридического оформления. Понятие документа представлено основой построения всей системы бухучета.

Документ — объект анализа в процессе документальной ревизии, аудиторской проверки и судебной экспертизе в области бухгалтерского дела.

Информация, отраженная на бумажных или электронных носителях, обладает одинаковой юридической силой.

Бухгалтерский документ, во-первых, отражает факт совершения хозяйственных операций, во-вторых является основой отражения операций по счетам и средством предупреждения хищений ТМЦ (товарно-материальных ценностей).

Классификация предполагает виды бухгалтерских документов в соответствии со степенью обобщения учетной информации.

Первичные учетные документы (ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  • накладная (отпуск на сторону, внутреннее движение ТМЦ);
  • акт (приемки, передачи, списания, замены и пр.);
  • требование (по отпуску материалов, платежные требования);
  • ордер (ПКО, РКО);
  • поручения (платежное поручение, сводно-платежное);
  • счет (счет-фактура, лицевые счета и пр.);
  • отчет (авансовые и пр.).

Первичный учетный документы предназначен для последовательной фиксации фактов совершения хозяйственных операций, что способно обеспечить для экономического субъекта сплошной учет всех объектов посредством записи в документе, а также контроль сохранности собственности.

Весь перечень фактов работы предприятия необходимо оформлять посредством первичных учетных документов (ч. 1 ст. 9 ФЗ № 402). По этой причине весь бухучет сотрудники должны вести при использовании первичных документов. Хозяйственная жизнь включает сделку, событие, операцию, оказывающую или способную оказать воздействие на положение предприятий в сфере финансов, отражающую финансовый результат их деятельности и движение денежных средств. В соответствии с этим документальная основа работы бухгалтерии представлена первичными учетными документами.

В соответствии с ч. 5 ст. 9 ФЗ № 402 первичный учетный документ может составляться как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа, который должен обладать электронной подписью. Электронный документ представляет собой документ, в котором информация представлена в электронной цифровой форме (ст. 3 ФЗ от 10.01.02 года № 1 «Об электронной цифровой подписи»).

Если законодательством РФ или договором предусматривается представление первичного учетного документа другому лицу или в государственное учреждение в бумажном виде, то предприятие обязано по их требованию и за свой счет подготовить на бумажном носителе копию первичного учетного документа, которые формируется в виде электронного документа (ч. 6 ст. 9 ФЗ № 402).

Замечание 2

В соответствии со ст. 10 ФЗ № 402 регистры бухгалтерского учета используются с целью регистрации, систематизации и накопления сведений, которые содержатся в принятых к учету первичных документах. Они предназначены для того, чтобы отражать информацию на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Регистры бухгалтерского учета ведут с помощью специальных книг (журналов), ведомостей, на отдельных листах и карточках, в виде машинограммы, полученной посредством вычислительной техники. Также они могут быть записаны на магнитной ленте, диске, дискете и прочих машинных носителях.

Не допустимо при регистрации пропускать и изымать объекты бухгалтерского учета, включенные в регистры бухгалтерского учета (ч. 2 ст. 10 ФЗ № 402).

Форма счетоводства или бухгалтерского учета характеризуется порядком сочетания учетных регистров, их внешним видом, последовательностью записей в них, использованием счетной техники, построением документации и схемой документооборота. В соответствии с ч. 6 ст. 10 ФЗ № 402 формы регистров бухучета подлежат утверждению руководителем предприятия или учреждения.

Определение 3

Документы бухгалтерской (финансовой) отчетности (ст. 13 Закона № 402-ФЗ) – это единая система документальной отчетности на основе данных бухгалтерии в соответствии с установленными формами (на базе документов 2 указанных разновидностей).

Бухгалтерская финансовая отчетность включает сведения и показатели финансового положения предприятия на отчетную дату, информацию о финансовом результате его работы и движении денежных средств за отчетный период. Вся информация систематизируется и должна соответствовать законодательству о бухгалтерском учете.

Бухгалтерская отчетность в качестве системы показателей может разделяться на группы по определенным составам отчетности для разных предприятий, включая организации и учреждения государственного сектора, некоммерческие организации, ЦБ РФ. С ее помощью характеризуется финансово-хозяйственная деятельность любого экономического субъекта за отчетный период.

Замечание 3

Если принять во внимание ФЗ от 27.07.10 года № 208 «О консолидированной финансовой отчетности», то вместе с формированием бухгалтерской отчетности предприятия, необходимо составление и консолидированной отчетности.

Бухгалтерскую отчетность можно считать составленной после момента подписания ее экземпляра на бумажном носителе директором или руководителем предприятия. Сроки предоставления такой отчетности не должны составлять более трех месяцев после окончания отчетного года.

По отношению к бухгалтерской (финансовой) отчетности нельзя установить режим коммерческой тайны. Это прописано в ч. 11 ст. 13 Федерального Закона № 402 и обусловлено тем, что она не обладает коммерческой ценностью и при этом может быть известна третьим лицам после ее опубликования. Вместе с этим в зависимости от указанных положений законодательства о бухучете экономический субъект не предпринимает мер по охране ее конфиденциальности.

Что такое первичная документация в бухгалтерии?

Необходимо понять, первичная документация в бухгалтерии что это такое? Это документы, подтверждающие проведение сделок с юридическим лицом, принёсших какой-либо финансовый эффект – прибыль или убыток. Например, факт отгрузки товаров или услуг подтверждается накладной.

Это своего рода, справки, которые необходимые налоговикам для проверки правильности расчётов по налогам. Они проверяются, на основании полученных сведений инспекторы составляют акт о выявленных и не выявленных нарушениях.

Что такое первичная документация в бухгалтерии

Первичная документация в бухгалтерии служит основанием для отражения хозяйственной операции в учете

Допускается их оформление в момент окончания сделки, но не через несколько дней. Это нарушение, за которое придётся ответить.

Обязательные реквизиты бухгалтерской «первички»

Существует несколько основных требований, которые предъявляются к первичным учетным документам:

  • наличие всех обязательных реквизитов;
  • составление на момент совершения хозяйственной операции, за исключением документов, составляемых непосредственно после ее завершения;
  • подтверждение исправлений, которые имеются в первичной документации, подписями лиц, подписывающих документы (в этом случае должна быть указана дата внесения исправлений);
  • обеспечение сохранности записей при заполнении первичных документов в течение времени, которое установлено для их хранения в архиве.

Внесение правок, которые не подтверждены участниками хозяйственных операций, в первичные документы недопустимо. Денежные (банковские и кассовые) документы не должны включать никаких исправлений.

При формировании унифицированных форм документов происходит разработка формуляра-образца в виде общей модели построения всех системных документов в соответствии с ГОСТ Р.6.30-2003.

Определение 2

Реквизиты (от лат. requisitum — требуемое, необходимое) включают информацию о хозяйственной (финансовой) операции, которая указана в бухгалтерской документации.

В число основных и обязательных реквизитов, которые предусмотрены частью 2 ст. 9 ФЗ № 402 относят:

  • наименование (акты, накладные, счета-фактуры, приходный кассовый ордер и др.);
  • дата формирования документа;
  • наименование предприятия, создавшего документ;
  • содержание хозяйственной операции или факта хозяйственной жизни;
  • величина факта хозяйственной жизни натурального и (или) денежного измерения с обязательным указанием единиц измерения;
  • наименование должностных лиц (или лица), которые совершили сделку, операцию и отвечают за правильное ее оформления, либо наименование должностных лиц, которые отвечают за правильное оформление свершившегося события;
  • подписи лиц с указанием их ФИО или прочих реквизитов, используемых с целью идентификации этих лиц.

Если возникает необходимость, то в структуру документа может быть включен дополнительный реквизит, в том числе адрес организации, основание для проведения хозяйственной операции, которая фиксируется в документе, печать, эмблема предприятия, визы, отметка о контроле и прочие реквизиты, которые могут быть определены характером документируемых хозяйственных операций.

Замечание 1

Первичный документ по учету денежных средств может быть подписан только руководителем предприятия или главным бухгалтером. Также это могут осуществлять лица, которым по приказу предоставлены эти полномочия.

Исправления первичных документов должно включать дату исправления, а также подписи лиц, которые занимались составлением документа, в котором осуществлено исправление. При этом необходимо указать фамилии и инициалы или другие реквизиты, необходимые для идентификации этих лиц (ч. 7 ст. 9 ФЗ № 402). Исправления могут быть произведены в случае согласования с участниками хозяйственных операций.

Нельзя производить исправления в следующих видах документов:

  • кассовые документы (ПКО, РКО, кассовый ордер, журнал регистрации кассовых документов, кассовая книга);
  • банковские документы (платежное поручение и требование, аккредитив, инкассовое поручение, денежный чек, объявление на взнос наличными).

Правила заполнения и оформления

Законодательно установлены правила заполнения первичной документации. Их должны придерживаться все налогоплательщики. Кроме того, что необходимо отразить всю информацию, касающуюся совершаемой информации, нужно сделать это правильно. В частности:

  • В документе не должно быть ошибок, помарок, зачеркиваний. Если предприятие ведёт электронный документооборот, то не должно быть опечаток;
  • Если происходит ручное заполнение, то можно использовать ручку с пастой любого цвета – чёрного или синего. Но нужно следить за тем, чтобы не было клякс и подтёков;
  • «первичка» составляется в том случае, если между контрагентами уже достигнута договорённость относительно конкретной сделки. В противном случае, документ придётся аннулировать;
  • Все количественные выражения совершаемой хозяйственной операции должны быть прописаны прописью. Это правильно относится и к денежным выражениям;
  • Если для заполнения «первички» не хватает какие-либо сведений, нужно ставить прочерк. В документе не должно быть пустых строк.
Содержание первичных документов

Правила заполнения первичной бухгалтерской документации установлены законодательно

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

  • название;
  • дату оформления;
  • наименование фирмы (всех участников сделки);
  • расчетный банковский счет и реквизиты;
  • название сделки (количественный состав и денежную стоимость);
  • ФИО ответственных лиц с их подписями;
  • печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

  • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки;
  • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения);
  • обязательно указываются все реквизиты;
  • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне;
  • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

  • название;
  • данные об организации;
  • вид сделки;
  • натуральный и финансовый эквивалент операции;
  • дата составления;
  • персональные данные ответственных лиц и их подписи.
Первичная документация
Товарный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

  • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты);
  • вид деятельности по ОКДП для продавца;
  • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем);
  • номер и дата договора;
  • данные перевозчика (если используются его услуги).
Первичная документация
Товарная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

  • сумма;
  • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП);
  • ФИО плательщика и его банк;
  • банк получателя и его счет;
  • назначение платежа;
  • дата оформления;
  • подписи.
Первичная документация
Платежное поручение

Содержание первичных документов

При оформлении «первички» нужно указывать следующую информацию:

  • реквизиты налогоплательщика;
  • дату оформления;
  • порядковый номер;
  • полное и сокращённое название налогоплательщика;
  • если оформляется документ для расчётов с контрагентом, то нужно указать реквизиты банковской организации – название, расчётный и корреспондирующий счёт, БИК, ИНН, код и назначение платежа;
  • название хозяйственной операции, количественное и денежное её выражение;
  • данные о лицах, имеющих право оформить и подписать данный документ – полностью ФИО и должность;
  • подпись каждого ответственного лица;
  • оттиск печати или штампа.

При необходимости, контролирующие органы могут запросить подтверждение информации у контрагента, поэтому его данные также должны быть прописаны на документе. Но это правило касается только той документации, которая подтверждает отгрузку товаров или исполнение работ в пользу третьего лица.

Акт сдачи приемки работ

В акте должны быть указаны данные обеих сторон хозоперации

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

  • акт;
  • счет-фактура;
  • накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Первичная документация
Счет-фактура

Исправления в первичных документах

При ручном заполнении бланков иногда допускаются ошибки. Их нужно правильно исправить. Для этого:

  • Зачеркнуть ошибочно внесённые данные, рядом прописать верные. Чтобы проверяющие органы не придрались к ошибке, нужно сделать запись «исправленному верить», рядом поставить календарную дату и подпись человека, который внёс изменения;
  • Сделать дополнительные записи. Например, если итоги проведённых сделок оказались выше, чем те, что прописаны в исправленных документах;
  • Провести сторнирование. Это означает, что нужно сделать запись красной пастой – неверные данные зачеркнуть, верные прописать рядом.

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

  1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
  2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
  3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
  4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
  5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Срок хранения первичных документов

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

  • 1 год – корреспонденция об отчетности;
  • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально;
  • 10 лет – балансы и описи за год;
  • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Каждое юридическое лицо или предприниматель обязаны хранить документы, касающиеся их хозяйственной деятельности, у себя. Существуют сроки хранения, которые нужно соблюдать. Все документы должны храниться не менее 5 лет. Это связано с тем, что проверяющие органы, в частности ФНС, осуществляют проверку каждые 3 года.

Проверенные бумаги убирают в свой архив, но в доступное место. По истечении срока хранения, руководство компании должно действовать так:

  • Создать специальную комиссию из руководителей подразделений и других ответственных лиц. Это делается приказом по предприятию;
  • Потом отдельно издаётся приказ об уничтожении документации, которая хранится уже более 5 лет;
  • Документы не выкидываются, а сжигаются или пропускаются через измельчитель;
  • Вся уничтожаемая документация должна быть внесена в специальный реестр, на основании которого составляется акт;
  • Он подписывается всеми ответственными лицами.

Законодательно прописан отдельный срок хранения для документов, связанных с начислением заработной платы, уплаты по ней налогов и отчислений в ПФР – не менее 75 лет. Но хранить их можно не у себя на предприятии, а в архиве муниципального образования. Порядок действий примерно такой же, как при уничтожении:

  • создаётся комиссия по приказу;
  • бумаги переписываются в отдельный реестр;
  • потом их увозят, работник архива выдаёт документ о принятии;
  • составляется акт.

За нарушение сроков предусмотрена ответственность.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector