Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Как устроены финансы в нашей семье

Наша семья — это я с женой и дочка-школьница 11 лет. Дочка увлекается эстрадными танцами, почти все свободное время проводит на тренировках в шоу-группе при школе. Мы с женой оба работаем в ИТ-сфере в Москве. Получаем белую зарплату. Зарплата приходит на карты два раза в месяц: аванс 20-го и расчет до 10-го. Наличными и деньгами на зарплатных картах мы практически не пользуемся — для всех трат стараемся использовать кредитную карту.

Финансами занимаюсь я: планирую бюджет, учитываю его исполнение, составляю долгосрочные финансовые планы и придумываю, как их достигнуть. У меня нет склонности к спонтанным тратам, я люблю размеренность и предсказуемость.

Из больших финансовых целей у нас — новая квартира. Хотим продать нынешнюю, добавить денег и купить жилье поближе к центру. Еще мы любим путешествовать по Европе, поэтому копим и на отдых.

Как спланировать свой бюджет

Для начала надо скопировать себе мою гугл-таблицу для ведения бюджета. В этой таблице несколько листов, нас сейчас интересует лист «Май 2019 основа». Это начальное состояние моего бюджета на май 2019.

Веду бюджет я так: раз в неделю обновляю значения в блоках таблицы. Цель — убедиться, что баланс в норме. Если баланс уходит в минус или плюс, то нужно перебалансировать бюджет. Обычно я веду учет в субботу или воскресенье, у меня на это уходит минут 10—15.

Для примера расскажу, как я вел бюджет в мае.

Основные правила ведения Книги учета доходов и расходов заключаются в следующем:

  • На каждый налоговый период заводится новая книга учета доходов и расходов.

  • Каждая операция отражается в книге учета доходов и расходов в хронологическом порядке отдельной строкой и должна иметь документальное подтверждение. Подтверждающими документами могут быть: договор с контрагентом, товарная накладная, акт выполненных работ или оказанных услуг, кассовый чек, платежное поручение, и т.п.

  • Записи в книге учета доходов и расходов ведутся только в полных рублях.

  • Книги учета доходов и расходов может вестись в бумажном или электронном виде.

  • При ведении книги учета доходов и расходов в электронном виде, по окончании налогового периода книгу учета доходов и расходов необходимо вывести на бумажный носитель.

  • Книга учета доходов и расходов должна быть прошнурована, пронумерована и завизирована подписью руководителя организации или индивидуального предпринимателя, и заверена печатью (при наличии).

  • Не заполненные разделы книги учета доходов и расходов также распечатываются и сшиваются в общем порядке.

  • При отсутствии хозяйственной деятельности, доходов или расходов, прибыли организации и индивидуальные предприниматели должны иметь нулевую книгу учета доходов и расходов. Отсутствие хозяйственных операций не освобождает от необходимости формировать документ.

  • Сдавать Книгу учета доходов и расходов в налоговую инспекцию не нужно. Однако необходимо быть готовым в любой момент предоставить ее для проверки по требованию сотрудников налоговых органов. За ее отсутствие налоговая инспекция штрафует.

Если по первому требованию налоговых органов организация или индивидуальный предприниматель не смогли предоставить Книгу учета доходов и расходов, то в этом случае налоговые инспекторы могут выписать штраф 200 рублей на основании статьи 126 НК РФ.

Если книги учета не окажется при проведении выездной проверки, то в этом случае штраф составит 10 тысяч рублей согласно статье 120 НК РФ. Если организация или индивидуальный предприниматель не смогли предоставить книгу учета доходов и расходов более чем за один год, то в этом случае штраф составит 30 тысяч рублей.

Если налоговые инспекторы докажут, что отсутствие учета хозяйственной деятельности организации или индивидуального предпринимателя привело к занижению налоговой базы и единого налога при применении упрощенной системы налогообложения, то организации или индивидуальному предпринимателю грозит штраф в размере 20% от неоплаченной суммы налога, но не менее 40 тысяч руб.

Согласно ст. 346.24 НК РФ книга доходов и расходов предназначена только для учета операций в рамках упрощенного режима. Из этого следует вывод, что отражать операции, связанные с получением денежных средств или имущества, которые в соответствии со ст. 346.15 НК РФ не являются доходом для целей налогообложения по УСН, в книге учета доходов и расходов не требуется.

Пример

Организация «Сизиф» применяет УСН с объектом «доходы минус расходы». В 1-м квартале у организации были доходы в виде выручки от реализации товаров, а также расходы в виде оплаты аренды занимаемого помещения и покупки товаров. Кроме того, в банке был получен кредит на пополнение оборотных средств.

Доход, образовавшийся в результате поступления выручки, так же как и расходы, следует отразить в книге учета доходов и расходов в даты, соответствующие операциям.

Сумму же кредита вносить в книгу не надо, поскольку согласно подп. 10 п. 1 ст. 251, подп. 1 п. 1.1 ст. 346.15 НК РФ кредитные средства объект налогообложения не формируют.

Если налогоплательщик, предпочтя работу на УСН, выбрал объект «доходы», в перечне операций следует указывать:

  • выплаты, которые разрешены п. 3.1 ст. 346.21 НК РФ для уменьшения суммы налога (пп. 5.1-5.7 Порядка);
  • расходы в виде субсидий в рамках господдержки малого и среднего бизнеса;
  • расходы в виде выплат для стимуляции занятости безработных граждан (графа 5 разд. I, абз. 3–6 п. 2.5 Порядка).

Согласно абз. 7 п. 2.5 Порядка другие расходы налогоплательщики с объектом «доходы» могут вносить в книгу учета доходов и расходов по собственной инициативе. При их отсутствии разрешается не заполнять справку к разд. I, разд. II, разд. III, а также графу 5 разд. I (абз. 2 п. 2.5, пп. 2.6, 3.1, 4.1 Порядка).

В соответствии со ст. 346.24 НК РФ все налогоплательщики, избравшие УСНО, должны вести учет полученных доходов и понесенных затрат с целью определения объекта обложения налогом. Для этой цели ежегодно заводится налоговый регистр: книга доходов и расходов.

Форма этого регистра и правила (порядок) его заполнения утверждены приказом Минфина России от 22.10.2012 № 135н (далее — Порядок, приказ № 135н).

Вестись книга может каким угодно способом (заполняться вручную или на компьютере), но в любом случае ее итоговый экземпляр должен существовать в бумажном виде, иметь пронумерованные листы и быть заверенным подписью руководителя юрлица или ИП и печатью (если она есть).

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Книгу не требуется сдавать в ИФНС вместе с налоговой декларацией, но при проведении проверки она должна быть представлена проверяющим в 10-дневный срок (п. 3 ст. 93 НК РФ).

Если книга не ведется либо при ее заполнении допущены существенные нарушения, которые привели к занижению объекта налогообложения, налогоплательщику-нарушителю грозит штраф. Максимальный размер штрафа — 20% от суммы не поступившего в казну единого УСН-налога, минимальный — 40 000 руб. (п. 3 ст. 120 НК РФ).

Если нарушение порядка ведения налогового учета не привело к занижению налога, штраф для налогоплательщика составит от 10 000 до 30 000 рублей (пп. 2 и 3 ст. 120 НК РФ). Непредставление книги по требованию проверяющих обернется штрафом в размере 200 руб. (ст. 126 НК РФ) плюс 300–500 руб. (ст. 15.6 КоАП) в виде административного взыскания на руководителя юридического лица.

Подробнее об ответственности за совершенные налоговые правонарушения читайте в статье «Ответственность за налоговые правонарушения: основания и размер санкций».

Основной принцип внесения хозяйственно-финансовых фактов из «первички» — в порядке хронологии.

Вносить в книгу (журнал) следует операции:

  • прописанные в ст.ст. 249-250 НК РФ;
  • указанные в п. 1 ст. 346.16 НК;
  • имеющие подтверждение первичными учетными документами.

К первичным документам, или «первичке», относятся кассовые чеки и приравненные к ним БСО, платежные поручения, банковские выписки, накладные, ордера.

Поступления фиксируются в журнале в непреложном порядке, а траты в КУДиР не записываются, если сумма расходов не играет роли при расчете налога.

Каждая последующая операция заносится в книгу с новой строки.

Обратите внимание! Момент, когда пора зарегистрировать расходную операцию, наступает не ранее чем по факту получения продукта либо услуги и перечисления поставщику окончательной оплаты.

Авансовые платежи заказчиков услуг/товаров ИП, наоборот, нужно фиксировать в день прихода средств, не дожидаясь окончательного расчета. Такие поступления, как и все прочие, фиксируются кассовым методом — строго в день зачисления денег на счет либо уплаты наличными в кассу. Это касается даже получения платежей банковскими картами по эквайрингу.

Дополнительная информация! Если приходная операция, занесенная в книгу, в дальнейшем подлежит отмене (что подтверждается первичным документом), сумма платежа снова вписывается в графу «Доходы», но уже со знаком «минус».

На УСН (упрощенка)

Журнал учета доходов и расходов для ИП при УСН начинается с титульного листа. Здесь необходимо вписать:

  • ФИО;
  • ИНН;
  • ОГРНИП;
  • налоговый период (год, на который заведена книга);
  • адрес, совпадающий с указанным при регистрации ИП в налоговом органе;
  • объект налогообложения;
  • банковские реквизиты.
Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Титулка заполняется так

Раздел I — это таблицы количеством одна на квартал. Сюда вносятся:

  • порядковый номер операции;
  • номер и дата первичного учетного документа;
  • сведения об операции;
  • сумма поступления;
  • сумма траты.
Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Образец записей в раздел I

Расходы отражаются в книге только в том случае, если упрощенка действует по алгоритму «Доходы минус расходы».

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Квартальный отчет

Когда истекает очередной квартал, в таблицу вносится итоговая сумма за эти три месяца и за весь истекший отрезок налогового периода (полугодие, 9 месяцев).

В разделы II и III при разновидности упрощёнки «Доходы» не вписывается ничего.

Раздел IV содержит данные о страховых взносах. ИП, который справляется без наемных работников, вносит суммы, уплаченные за себя. В ином случае указываются выплаты за себя и персонал.

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Так вносятся сведения в раздел IV

С 2018 года бланк журнала учета содержит также раздел V, где фиксируются операции, связанные с торговым сбором. На сегодняшний день этот раздел обязаны заполнить только ИП, действующие на территории Москвы.

На ОСНО

ИП на ОСНО обязаны вести учет доходов и расходов — значит, в книге учета непременно отражаются как поступления, так и траты, сопряженные с хозяйственной деятельностью. Это объясняется тем, что применение ОСНО обязывает частного предпринимателя уплачивать НДФЛ.

Соответственно ИП должен бережно хранить всю без исключения «первичку» — не только подтверждающую законность извлеченных доходов, но и основания для понесенных расходов.

На ЕНВД

Индивидуальные предприниматели, платящие государству ЕНВД, — единственная категория занимающихся хозяйственной деятельностью физлиц, от которых заполнение журнала учета не требуется.

Соответственно налоговые органы не вправе применять к ИП на ЕНВД никаких взысканий в случае отсутствия КУДиР.

Патентная система налогообложения (аббр. ПСН) заключается в оплате хозяйствующим субъектом патента, который имеет фиксированную стоимость. Она определяется размером потенциального дохода на текущий год — показателя, зависящего в свою очередь от субъекта федерации, на территории которого оформляется патент.

Важно! Хотя ставка налога по ПСН – величина, независящая от реальных доходов и расходов, извлеченных / понесенных налогоплательщиком, он все равно обязан отражать финансово-хозяйственные факты, связанные с извлечением дохода, в КУДиР.

Неделя 2: 6—12 мая

В этот блок я заношу все деньги, которые есть на текущий момент — у меня и у жены. Баланс по кредитке тоже заношу — хоть это фактически и не мои деньги.

Состав позиций может периодически меняться: например, раньше у нас было две кредитки, потом осталась одна.

Ниже блока остатков есть строчка «Кредитный лимит» — ее нужно тоже заполнить, если есть кредитка.

Заполненный блок «Остатки» при планировании бюджета на май 2019. Баланс по кредитке выделен жирным. Если у вас нет кредитки, можно просто удалить эту строку
Заполненный блок «Остатки» при планировании бюджета на май 2019. Баланс по кредитке выделен жирным. Если у вас нет кредитки, можно просто удалить эту строку

Блок «Ежедневные расходы» — это большая таблица-календарь в центре бюджетной таблицы. В ней я указываю предполагаемые поступления денег и расходы по дням. Все поступления заношу с плюсом, все расходы — с минусом.

Первым делом я выделил все выходные и праздничные дни. В мае у нас 8 выходных и 5 праздничных дней — итого 13 темно-желтых дней. Я не очень люблю месяцы, в которых больше восьми праздников и выходных: они тяжелее с точки зрения регулярных трат.

Регулярные траты — это обычные ежедневные расходы вроде еды в магазине, кофе на работе, каких-нибудь мелочей. По этим позициям я не веду детальный учет — просто прикидываю, сколько в среднем мы потратим в день. Для будних дней я планирую 1500 рублей, на выходные и праздники — 3000 рублей. Эти суммы выведены из опыта. В какие-то дни получается больше, в какие-то меньше, но процент точности меня устраивает.

Далее я заношу в колонку «Поступления» авансы и зарплаты. Еще в этой колонке я обновляю значения для кэшбэка и процентов по вкладу — прикидываю, сколько получу. В мае — 2211 и 312 рублей соответственно.

Большинство трат повторяются от месяца к месяцу, поэтому каждый месяц заполнять лист с нуля не придется. Я копирую лист с прошлого месяца, проверяю, чтобы ничего не потерялось, делаю точечные правки.

Когда вы будете заполнять этот календарь в первый раз, придется приложить усилия и спрогнозировать траты. Но через 2—3 месяца планирование этих трат должно стать очень простым.

Заполненный блок «Ежедневные расходы» при планировании бюджета на май 2019. На первомайские праздники мы планировали съездить в Смоленск погулять. Запланированные расходы на это я занес в строки для 3 и 4 мая: 10 000 и 5000 рублей
Заполненный блок «Ежедневные расходы» при планировании бюджета на май 2019. На первомайские праздники мы планировали съездить в Смоленск погулять. Запланированные расходы на это я занес в строки для 3 и 4 мая: 10 000 и 5000 рублей

Фонды — это самое интересное. Это деньги, которые мы потратим на какие-то нужды, но точно не знаем когда. Я выделяю два вида фондов: расходные и накопительные.

Расходные фонды нужны, чтобы тратить оттуда деньги в течение месяца. Например, фонд «Маша Женя» — на жену и ребенка. Он выставляется каждый месяц на 30 000 рублей. Столько денег супруга в месяц может тратить на свое усмотрение. Меня не интересует, на что идут деньги. Главное, что нужно знать, — это сколько осталось в этом фонде. Так же для меня выделен фонд «Я» — каждый месяц могу тратить на что захочу 15 000 рублей.

Первым делом я обновляю расходные фонды, они в таблице отмечены светло-желтым. Заполняю только колонку «На начало месяца», колонка «Баланс» будет автоматически считаться по мере расходов.

Тут просто: по опыту у меня уже выведены определенные балансы, поэтому я просто выставил их на целевые уровни.

Регулярные фонды при планировании бюджета на май 2019
Регулярные фонды при планировании бюджета на май 2019

Затем, если вы заполняете таблицу впервые, нужно заполнить накопительные фонды — деньги, которые у вас уже отложены на что-либо.

Для каждой финансовой цели выделите свою строчку (имя цели внесите в колонку «Фонды»), сумму отложенных денег на эту цель занесите в колонку «На начало месяца». Я обычно просто копирую балансы фондов из предыдущего месяца в колонку «На начало месяца».

Мои накопительные фонды — перенес их из предыдущего месяца
Мои накопительные фонды — перенес их из предыдущего месяца

Когда данные по накопительным и регулярным фондам заполнены, я смотрю вниз таблицы, на строку «Баланс» — это разница между всеми доходами и всеми расходами с учетом фондов.

Если баланс положительный, значит, у вас остались нераспределенные деньги — можно отложить их в накопительные фонды.

В идеале баланс в начале месяца должен быть близок или равен нулю. В моем случае баланс после внесения трат был равен 169 607 Р — это значит, что такая сумма осталась нераспределенной — можно отложить ее в накопительные фонды. Фокус у нас на покупке новой квартиры, поэтому эти деньги я просто распределил в фонд первоначального взноса — «ПВ на квартиру». Фонды пополняются с плюсом, расходы из фондов — с минусом.

Баланс мая 2019 после распределения в накопительный фонд «ПВ на квартиру»
Баланс мая 2019 после распределения в накопительный фонд «ПВ на квартиру»

После всех этих операций баланс стал равен нулю. Если май пройдет в соответствии с планом, то в накопительных фондах будут именно такие остатки.

Потом я скопировал этот лист под названием «Июнь 19 основа», чтобы при планировании июня у меня уже был стартовый лист. Также я скопировал этот лист под названием «Май 19» — это будет рабочий лист для учета исполнения бюджета, о чем расскажу ниже.

Ну и где обещанный час в месяц

Планирование бюджета я рекомендую делать в самом начале нового месяца. Если будете вести бюджет регулярно, то на планирование будет уходить минут 10—15.

Обновляю блок «Остатки». Заглянул в кошелек, проверил остатки по зарплатной карточке, занес в таблицу. Нашел последнюю смс от банка с остатком по кредитке и занес ее в строку «Кредитка».

Записываю траты по расходным фондам. Цель этого действия — понять, сколько осталось денег в каждом из расходных фондов. В 99% случаев мы платим кредиткой, по ней приходят смс на каждую покупку. Поэтому мне достаточно просмотреть эти смс (обычно их штук 30), выбрать только те, которые относятся к тому или иному расходному фонду (обычно их штук 10), и зафиксировать суммы из них в блоке «Обороты по фондам».

В начале майских праздников я съездил к брату в гости, сходил в парикмахерскую. Эти траты я внес напротив фонда «Я». Жена прошлась по магазинам, купила себе и ребенку на лето одежду и обувь — списания в фонде «Маша Женя». Еще купили лекарства в аптеке и корм коту — списания в фондах «Кот» и «Здоровье».

Добавил расходы за первую неделю мая в блок «Фонды»
Добавил расходы за первую неделю мая в блок «Фонды»

Разбираю позиции в блоке «Ежедневные расходы». Смотрю на позиции в блоке «Ежедневные расходы», которые приходятся на интервал с 1 по 5 мая. Чтобы закрыть позиции, нужно просто удалить числа из ячеек.

Все регулярные траты закрываются сами собой — удаляю их. За интернет заплатил, платеж по депозиту пришел — тоже удаляю. Еще есть позиции на 10 000 Р и 5000 Р — это мы хотели съездить на праздники в Смоленск. Поездку отменили по состоянию здоровья. Потеряли деньги за билеты туда и обратно, отель снял 4500 Р за слишком позднюю отмену брони. Тем не менее эти позиции закрылись, так как поездку переносить не стали — удаляю позиции.

Из незакрытых есть позиция на 3500 Р — это благотворительность. Я не придумал, куда пожертвовать деньги, и перенес ее на следующую неделю.

Так выглядит блок «Ежедневные расходы» после первой недели мая. Все внесенные поступления и расходы удалил кроме 3500 рублей на благотворительность — этот расход перенес на следующую неделю
Так выглядит блок «Ежедневные расходы» после первой недели мая. Все внесенные поступления и расходы удалил кроме 3500 рублей на благотворительность — этот расход перенес на следующую неделю

Контролирую баланс. Несмотря на потери, связанные с поездкой, в конце недели все равно остались нераспределенные деньги — 6293 Р. Занесу их в фонд «ПВ на квартиру».

Баланс — 6293 рубля, есть свободные деньги. Добавлю их к фонду «ПВ на квартиру»
Баланс — 6293 рубля, есть свободные деньги. Добавлю их к фонду «ПВ на квартиру»

Обновляю блок «Остатки». На неделе пришла зарплата мне и жене. По кредитке я погасил всю задолженность, поэтому остаток по кредитке стал больше, чем на конец прошлой недели.

Жена часто переводит со своей карты за танцы ребенка, поэтому решили оставить там 20 000 Р. Все остальное от поступившей зарплаты (своей и жены) я закинул на счет в ВТБ — пускай там копятся.

Блок «Остатки» к концу второй недели мая
Блок «Остатки» к концу второй недели мая

Записываю траты по расходным фондам. На неделе мы зашли в Икею и купили немного всего — списание в фонде «Домашние нужды». Я сходил в бар, а также позволил себе пива в один из вечеров — списания из фонда «Я».

Жена купила ребенку чемодан для предстоящей поездки в лагерь — списания из фонда «Маша Женя». Еще коту купили наполнитель — списание из фонда «Кот».

Блок «Фонды» к концу второй недели мая
Блок «Фонды» к концу второй недели мая

Разбираю позиции из блока «Ежедневные расходы». Неделя кончилась, в записях блока «Ежедневные расходы» были траты на волейбол, коммуналку, празднование 9 Мая и благотворительность. Все это свершилось кроме благотворительности. Опять не придумал, куда перевести 3500 Р, поэтому эту позицию перенес на следующую неделю.

После переноса удалил все исполненные операции.

Блок «Ежедневные расходы» к концу второй недели мая: все удалил кроме благотворительности — опять перенес
Блок «Ежедневные расходы» к концу второй недели мая: все удалил кроме благотворительности — опять перенес

Контролирую баланс. Баланс стал равен −2299. Это дефицит бюджета — за неделю потратили больше, чем планировалось. Дефицит составляет менее 1% от доходной части. Дефицит до 2% — это терпимо, поэтому ничего не стал делать.

Баланс отрицательный, −2299. Потратили больше, чем было запланировано
Баланс отрицательный, −2299. Потратили больше, чем было запланировано

Обновляю блок «Остатки». В течение недели тут ничего не произошло кроме трат по кредитке, еще 500 рублей я где-то потратил наличными. Обновил эти позиции.

Записываю траты по расходным фондам. Неожиданно кончились контактные линзы — пришлось их заказать. Позволил себе вино в один из вечеров. Записал эти траты по фонду «Я». На этом мой фонд исчерпан, я больше не могу покупать что вздумается в этом месяце. Это печально.

Еще из неожиданного: пришлось заказать ребенку новые очки. Наряду с лекарствами для предстоящей поездки списания по очкам пошли в фонд «Здоровье». Из трат по фондам также были пополнение карты «Тройка» и оплата сотовой связи.

Блок «Фонды» к концу третьей недели мая
Блок «Фонды» к концу третьей недели мая

Разбираю позиции из блока «Ежедневные расходы». Опять не успел придумать, куда перевести зарезервированные деньги на благотворительность. Перенес эту позицию на следующую неделю. Остальные позиции все свершились, меня они больше не интересуют — удалил и забыл.

Контролирую баланс. Смотрю на баланс, он стал равен −4299. Дефицит нарастает, но пока не превысил 2%. Опять ничего не стал делать.

Блок «Ежедневные расходы» к концу третьей недели мая
Блок «Ежедневные расходы» к концу третьей недели мая

Обновляю блок «Остатки». На неделе пришли авансы по зарплате. Закинул их на счет в ВТБ. Еще были мелкие траты наличными и основные траты по кредитке — обновил соответствующие позиции.

Записываю траты по расходным фондам. Закинул денег на карту «Тройка» — списания из фонда «Проезд». В секции танцев попросили перевести деньги на кубки, грамоты и празднование окончания сезона — списания из фонда «Женя (ДР, поездки)».

Блок «Фонды» к концу четвертой недели мая
Блок «Фонды» к концу четвертой недели мая

Кто обязан вести Книгу учета доходов и расходов

Порядок ведения книги доходов и расходов для индивидуальных предпринимателей ничем не отличается от общих правил.

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

Предприниматели не указывают в графе 4 раздела I книги доходы, которые облагаются НДФЛ. Об этом прямо говорится в п. 2.4 Порядка, утвержденного приказом № 135н.

В разделе IV ИП на УСН 6% без наемных работников отражают перечисленные ими за себя страховые взносы. Те, кто производит выплаты другим физическим лицам, в этой графе отражают как взносы, перечисленные за себя в фиксированном размере, так и аналогичные платежи, уплаченные за сотрудников.

Книгу учета доходов и расходов обязаны вести:

  • Индивидуальные предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, общую систему налогообложения, патентную систему налогообложения, исчисляющие единый сельскохозяйственный налог (т.е. все предприниматели кроме предпринимателей, исчисляющих единый налог на вмененный доход);

  • Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения.

Если состоящим на учете в ФНС частным предпринимателем никакая хозяйственная деятельность де факто не ведется, следовательно, никаких доходов у ИП на УСН нет, КУДиР все равно непременно следует иметь. Более того: только журнал учета, в котором отражены нулевые поступления, служит основанием для сдачи в налоговую инспекцию нулевой отчетности.

Важно! Если ИП (кроме плательщика вмененки) не предъявляет пришедшему с проверкой должностному лицу ФНС книги учета, проверяющий обязан наложить на предпринимателя штраф в 200 рублей*.

Нулевой журнал заполняется так: в каждой графе «Итого за квартал», «Итого за полугодие», аналогично в последней — «Итого за год», ставится цифра «0». Больше никаких записей делать не надо.

КУДиР с отраженным нулем поступлений следует хранить четыре года.

Как заполнить разделы книги учета доходов и расходов

Каждая хозяйственная операция, совершаемая налогоплательщиком на УСН в налоговом периоде, которая оказывает влияние на формирование налогооблагаемой базы, должна регистрироваться в книге. Записи производятся в хронологическом порядке. По итогам каждого квартала и в конце года подбиваются итоги.

В графе 4 раздела I отражаются доходы, перечень которых содержится в ст. 249–250 НК РФ. Соответственно, сюда не заносятся операции, перечисленные в ст. 251 НК РФ, а также те, которые облагаются налогом на прибыль у юридических лиц или НДФЛ у ИП. Доходы, полученные в натуральной форме, отражаются по рыночной цене поступившего имущества.

Налогоплательщики, избравшие объект учета «доходы минус расходы», вносят в графу 5 этого же раздела свои затраты (их перечень указан в ст. 346.16 НК РФ). «Упрощенцы», уплачивающие налог от объекта «доходы», указывают в этой графе свои расходы, произведенные в рамках реализации бюджетных программ по безработице, а также затраты, которые были произведены из субсидированных на развитие предпринимательства средств.

Раздел II, касающийся основных средств, заполняют упрощенцы, избравшие объектом налогообложения «доходы минус расходы». Раздел III также оформляют налогоплательщики, работающие с объектом «доходы минус расходы», если у них по итогам предшествующих лет есть убытки, которые можно учесть, рассчитывая налог за текущий год.

Раздел IV заполняется налогоплательщиками, которые рассчитывают единый налог от объекта «доходы». Здесь регистрируются все уплаченные страховые взносы, которые оказывают влияние на снижение суммы начисленного налога.

С 2018 года книга доходов и расходов дополнена еще разделом V, в котором налогоплательщики, избравшие объектом налогообложения «доходы», отражают уплаченные суммы торгового сбора, которые влияют на размер налога, подлежащего уплате в бюджет.

Подробнее о различиях в порядке заполнения книги в зависимости от выбранного объекта налогообложения читайте в материале «Порядок заполнения КУДиР при УСН доходы минус расходы».

Как проверить книгу доходов и расходов в 1С

Возможность проверить правильность ведения книги доходов и расходов есть в программе «1С: Бухгалтерия». Для этого предусмотрена специальная функция «Помощник заполнения книги». С ее помощью бухгалтер может запускать регламентные операции и анализировать полученные результаты.

При загрузке встроенного в программу специального сервиса можно просмотреть все принимаемые и непринимаемые расходы. Самой распространенной ошибкой является «неподтягивание» программой документов, подтверждающих оплату понесенных расходов. А в случае отсутствия оплаты расходы не могут быть приняты к учету (ст. 346.17 НК РФ). Исправить ошибку можно путем группового перепроведения всех документов за налоговый период.

Обо всех нюансах использования этой бухгалтерской программы упрощенцами читайте в статье «Использование ”1С Бухгалтерия“ при УСН».

Образец заполнения

Пример заполнения книги учета доходов и расходов поможет избежать ошибок в ее оформлении. Это особенно актуально в ситуациях, когда возникает какая-либо нестандартная операция.

Налогоплательщик на УСН перечислил предоплату поставщику, но тот не отгрузил ему товар, и в конце концов вернул предоплату. В этой ситуации запись в графе 5 не может быть сделана при перечислении аванса, поскольку такой вид расходов не указан в ст. 346.16 НК РФ. А значит, возвращенный аванс не показывается и в графе 4 «Доходы». Об этом говорится и в письме Минфина России от 12.12.2008 № 03-11-04/2/195.

Если налогоплательщик получает предоплату, эта сумма отражается в доходах, поскольку упрощенцы обязаны применять кассовый метод. А вот при возврате аванса необходимо сторнировать запись, сделанную ранее на сумму возвращенного покупателю аванса.

Образец заполнения книги доходов и расходов за 2019-2020 годы можно найти на нашем сайте.

Как вести книгу доходов и расходов при УСН (образец)?

В любой момент можно свободно воспользоваться доступным образцом, который наглядно демонстрирует порядок отражения хозяйственных действий, подлежащих учету, в КУДиР для ИП на УСН.

При внимательном рассмотрении образец помогает понять принципы учета, общие для хозяйствующих субъектов независимо от применяемого налогового режима.

Книгу учета можно оформлять в виде бумажного либо электронного документа.

Бумажная:

  • в начале налогового периода нумеруется, прошивается, заверяется печатью ИП;
  • заполняется чернилами либо пастой синего или черного цвета;
  • ведется без использования корректирующих жидкостей — ошибка зачеркивается одной ровной линией, снизу записываются достоверные данные, ИП заверяет исправление подписью и (при наличии) печатью.

Важно! Лицу, работающему без печати, рекомендуется посетить налоговый орган и заверить книгу его печатью.

Электронная ведется с помощью ПК, ноутбука либо гаджета, на который установлено специальное ПО, созданное для ведения учета и (как правило) сдачи отчетности. В конце налогового периода КУДиР распечатывается на бумагу, прошивается, заверяется. До заверения в журнал можно вносить любые исправления в электронном режиме, после — ошибки исправляются, как указано выше.

Для оформления электронного журнала учета можно пользоваться бесплатной либо платной программой.

В качестве бесплатной программы подходит обычный Excel, но мы рекомендуем софт, упрощающий учет, нередко обладающий полезными дополнительными функциями. Самое распространенное ПО:

  • «Книга доходов и расходов»;
  • ИП УСН 2;
  • БухСофт (упрощенная версия);
  • «Мое дело».

Популярнейшие платные программы:

  • «1С:Бухгалтерия»;
  • «Парус-Предприятие»;
  • «Контур.Эльба».

Ведение КУДиР связано со знанием особенностей своего налогового режима, правильным разделением операций на подлежащие внесению в учетный журнал и не подлежащие, корректным оформлением первичных документов. Бизнес-субъекты, постоянно решающие сложные задачи, справляются и с учетом хозяйственных фактов, влияющих на размер налога.

*Размеры штрафов актуальны на август 2019 г.

Итоги

  1. Ведение бюджета позволяет держать фокус на финансовых целях.
  2. Вести бюджет полезно независимо от уровня доходов. Ведение бюджета позволяет «не проедать» деньги: поступления и траты известны и утверждены заранее.
  3. Можно вести бюджет и не тратить на это много времени. Мне хватает 10—15 минут в неделю.
  4. При ведении бюджета можно занимать у самого себя деньги, можно продолжать тратить деньги, когда ты в минусе, можно получать прибыль от экономного поведения, можно не волноваться, если задерживают зарплату.
  5. Для кого-то минусом будет то, что при ведении бюджета сложно совершать приятные спонтанные траты — сходить в ресторан, купить что-то незапланированное. Ведение бюджета в некотором роде задает колею, из которой некомфортно выбираться.
  6. Чтобы начать вести бюджет, достаточно взять предложенную таблицу и попробовать заполнить лист на очередной месяц. Далее в течение месяца я рекомендую вести учет исполнения бюджета раз в неделю. Через несколько месяцев вы найдете объем своих трат, и бюджет начнет сходиться.

Все упрощенцы, независимо от выбранного объекта налогообложения, заполняют I раздел КУДИР. Заполнение других разделов КУДИР обусловлено тем, какой объект налогообложения, «доходы» или «доходы минус расходы», применяет плательщик упрощенного налога. Для упрощенцев с объектом налогообложения «доходы» с 01.01.2018 КУДИР дополнена еще одним разделом, в котором отражаются уплаченные суммы торгового сбора.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector