Оптимизация расходов: план, мероприятия

Основные вопросы

Чтобы сделать все правильно и не стать в глазах персонала «тираном и сатрапом», необходимо разобраться в:

  • существующих видах и вариантах снижения затрат;
  • принципах и методах планирования, сопровождающих мероприятия по оптимизации расходов;
  • наиболее эффективных способах снижения расходов с практической точки зрения;
  • способах снижения расходов на материалы;
  • сути выгоды от уменьшения транспортных затрат;
  • способах выбора стратегии снижения расходов;
  • основных принципах оптимизации.

Как оптимизировать расходы на одежду

Скажу сразу, что перерасход средств на еду наблюдается практически в каждой семье. Поэтому, если вы хотите сократить расходы, начните с оптимизации этой статьи бюджета.

  1. Узнайте, сколько вы можете тратить на продукты ежемесячно. Мы уже выяснили ранее, что расходы на еду не должны превышать 25% от ваших доходов. Если ваш доход составляет 50 тыс руб, то на еду у вас должно уходить 12,5 тыс руб.
  2. Определите недельный бюджет на еду: итого 3 тыс 125 руб.
  3. Из них выделите на обеды:  5 рабочих дней= 5 обедов = 300 руб Х 5 обедов = 1500 руб.
  4. 1300 руб потратьте один раз на закупку продуктов на неделю вперед. 325 руб – хлеб и молочные продукты, которые можно приобрести 3 раза в неделю.
  5. Составляйте список необходимого перед походом в магазин.
  6. Не посещайте продуктовые магазины без надобности и на голодный желудок. Помните, если вы «просто так» зашли в супермаркет, вы не выйдете из него без покупки.
  7. Исключите из своего рациона полуфабрикаты.

Это лишь краткий перечень тех действий, которые помогут вам оптимизировать расходы на еду. Но это работает!

  1. Помните, что на одежду у вас 10% от ежемесячного дохода. При доходе 50 тыс руб это 5 тыс рублей в месяц. Просто держите в голове эту сумму.
  2. Покупайте одежду сезонно. Сейчас поясню. В году 4 сезона. Ежегодный бюджет на одежду составляет 5 Х 12 = 60 тыс руб. Или 15 тыс рублей на сезон. Таким образом, на летний набор одежды вы можете потратить 15 тысяч, но делать это лучше не весной или в начале лета, а, например, осенью, когда идут распродажи летних коллекций.
  3. Придерживайтесь классики в стиле, и вы никогда не будете выглядеть старомодно или нелепо.
  4. Покупайте вещи одного бренда или линии – из них легче всего составить несколько разных комплектов, и у вас не появится ощущение «мне опять нечего надеть».
  5. Покупайте только то, что вам идет. Вещи, которые нам идут и хорошо сидят, не надоедают. Их мы носим с удовольствием и чувствуем себя в них комфортно. В противном случае у вас быстро возникнет желание купить что-нибудь новенькое, растраты будут неизбежны. Оптимизируйте не только расходы, но и весь ваш гардероб!

Бюджет

1. Начните с планирования и ведения семейного бюджета. 

Главный враг семейного бюджета — это неконтролируемые расходы, поэтому эксперты рекомендуют планировать семейный бюджет на месяц. Этот процесс касается всех членов семьи, включая детей, поэтому распределять деньги надо сообща. Если хотя бы кто-то откажется от участия в этом процессе, то желаемого результата вы не добьетесь.

План семейных расходов обязательно должен иметь визуальное отражение — в тетради, блокноте, в компьютере или на мобильном устройстве. В случае если вы пользуетесь компьютером, то можно использовать программу Excel, для планшетов и смартфонов есть специальные приложения.

Начинаем планирование со статьи «доходы». Сюда включаются:

  • зарплаты работающих членов семьи;
  • пенсии родителей, если они живут вместе с вами;
  • все выплаты и пособия;
  • проценты с депозитов;
  • все доходы от приусадебного хозяйства, если они есть;
  • прочие доходы, получение которых гарантированно.

У вас не получится сократить семейные расходы, если вы невнимательно отнесетесь к заполнению статьи «расходы». В нее необходимо включить абсолютно все затраты, даже самые минимальные. Зачастую на начальном этапе многие расходы остаются неучтенными, поскольку семья не знает, сколько она тратит. На первых порах можно собирать чеки из магазинов, чтобы понять реальную картину.

Получив большую сумму денег, сложно воздержаться от крупных трат и не начать скупать все подряд. Потерпите, составьте список необходимого и приступайте к покупкам на следующий день. Это важно, если решили сократить семейные расходы.

Существует достаточно универсальный алгоритм распределения трат:

  • 10 % доходов – это накопления для крупной покупки или достижения какой-то общесемейной цели;
  • считаем все обязательные платежи — коммунальные расходы, оплата за детский сад, образовательные учреждения, секции, взносы по ипотеке или кредиту и т. д.;
  • все, что осталось после распределения, — это именно та сумма, на которую вы будете жить в течение месяца. Ее делят на 4 по количеству недель, раскладывают отдельно, например, в конверты. Расходы семьи должны составлять «один конверт» в неделю.

Если вы решили сократить семейные расходы по такому алгоритму, то велика вероятность, что в начале пути вам будет сложно. Но первый результат вы увидите через 3-4 месяца, когда сможете сделать первые серьезные приобретения.

2. Совершайте рациональные закупки. 

Если вы задумались, как сократить семейные расходы, вспомните — как часто вы совершаете необдуманные импульсивные покупки? Безусловно, приятно иногда купить что-то не слишком нужное, но очень понравившееся. Но такая покупка будет радовать очень недолго, а вот потраченных денег уже не вернуть. Вот несколько советов, как сократить расходы и избежать лишних импульсивных трат.

  • Собираясь в магазин, составьте список товаров, которые вам необходимо приобрести. Кроме того, не стоит брать с собой крупную сумму денег, чтобы не купить лишних мелочей. Не стоит брать дополнительные товары на кассе, как правило, там располагаются жвачки, леденцы, шоколадки, сухарики и прочее. Интересный факт — из тех, кто задолжал по кредиткам, 2/3 должников имеют склонность к импульсивным покупкам.
  • Покупая продукты, выбирайте не бренд, а качество. Очень часто вы переплачиваете до трети стоимости товара просто за раскрученный бренд в знакомой упаковке. А могли бы купить продукты того же качества от местных производителей, и гораздо дешевле.

Планируя сократить семейные расходы, научитесь выбирать товары в супермаркетах — на уровне глаз всегда находятся наиболее дорогие товары, часто производители доплачивают за выгодное размещение, и это тоже так или иначе включается в стоимость товара. Лучше обратите внимание на нижние полки — там, как правило, лежит продукция, не уступающая по качеству, но по более приемлемой цене. Не ходите по магазинам на голодный желудок, чтобы избежать лишних трат. И возьмите с собой пакеты или сумки.

  • Чтобы сократить семейные расходы, делайте закупки на одну-две недели вперед — чем реже вы будете посещать торговые точки, тем меньше соблазнов. На рынке можно сэкономить во второй половине дня, когда продавцы готовы скинуть цену, особенно если вы поторгуетесь. Бакалею выгодно покупать оптом.
  • Полуфабрикаты стоят довольно дорого. Их можно заготовить самостоятельно, так получится не только экономнее, но и вкуснее. Значительно сократить семейные расходы помогают различные заготовки, консервы, замороженные овощи, ягоды, фрукты.

3. Правильно используйте автомобиль. 

Если у семьи есть машина, то со временем ее начинают эксплуатировать даже тогда, когда этого можно избежать, например ездить в ближайший магазин. Если вы решили сократить семейные расходы, то нужно сокращать и затраты на содержание и обслуживание автомобиля.

  • Разумно используйте автомобиль. Если до работы 2-3 километра, то можно дойти и пешком, 4–6 километров — доехать на общественном транспорте. Использовать автомобиль уместно только на больших расстояниях.
  • Автомобиль требует внимания и своевременного обслуживания. Спущенные шины, разбалансированные колеса, засоренные фильтры, забитый инжектор, неисправный катализатор — все эти, казалось бы, мелочи существенно увеличивают расход топлива. Содержите авто в порядке и заправляйтесь только подходящим бензином, иначе небольшая экономия не только не поможет сократить семейные расходы, а приведет к большим затратам впоследствии.
  • Чем меньше вес машины, тем меньше будет расход бензина. Поэтому в багажнике должно быть только самое необходимое — запаска, набор инструментов, детское кресло. Также воздержитесь от спойлеров — они увеличивают сопротивление воздуха и, как следствие, расход бензина.
  • Заправляйтесь на АЗС с программами лояльности, дисконтом, более низкими ценами на бензин. Чтобы сократить расходы на топливо, попробуйте покупать талоны на полгода-год вперед.
  • Сэкономить бензин и сократить семейные расходы поможет грамотное построение маршрута. Выбирайте наиболее короткий, если планируете длинную поездку в незнакомое место. Избегайте пробок, резкого торможения, разгонов. О наличии пробок на дорогах легко узнать в интернет-сервисах «Яндекс.Пробки» или Google maps.

4. Ликвидируйте долги и создайте пассивный доход. 

Если вы уже серьезно задолжали или вам трудно выплачивать кредит, то ни о каких накоплениях и серьезных покупках не может быть и речи. Сложно планировать крупные покупки, если вы не знаете, сможете ли погасить очередной взнос по кредиту. Это тем более неприятно, что основной кредит первое время погашается очень медленно, так как львиная доля взноса — это проценты по займу.

Чтобы делать накопления, нужно сначала расплатиться с долгами и кредитами. Это можно сделать быстрее, если на несколько месяцев взять дополнительную работу и отказывать себе буквально во всем. Важно, чтобы все члены семьи понимали, почему введен такой режим жесткой экономии, иначе не избежать недовольства. А оно, в свою очередь, приведет к провалу всей затеи.

Далеко не все могут копить деньги, наличные или на карте. Заведите срочный вклад, который возможно пополнять, но никак нельзя снять.

Оптимизация расходов

При выборе банка в первую очередь вас должна волновать его репутация и только потом — процент по депозиту. Возможно, в проверенных и надежных банках он ниже, но зато вы можете не опасаться за сохранность своих сбережений. Если же вы все-таки решили рискнуть, то не кладите на депозит более 1 млн 400 тысяч рублей. Такой вклад будет, по крайней мере, застрахован государством.

5. Корректируйте свои привычки. 

Задумались, как сократить семейные расходы? Проведите анализ своих привычек, которые со временем начинают руководить вами и требовать определенных затрат.

  • Курение. Каждый курильщик «пускает на ветер» от 10 до 30 тысяч в год. Понятно, что бросить вредную привычку одномоментно не каждому под силу, но хотя бы попробуйте сократить количество сигарет, которые вы выкуриваете в день, неделю, месяц. Для начала можно выдавать себе определенное количество сигарет в день и постепенно уменьшать эту цифру. Главное, чтобы вы при этом не просили сигареты у друзей, знакомых, коллег. Безусловно, вам будет тяжело и придется напрячь силу воли по полной программе.
  • Алкоголь. Чем меньше его будет в вашей жизни — тем лучше. Достаточно пары бокалов вина на праздник или с гостями, и уж, конечно, никаких ежедневных возлияний.
  • Житейские привычки. К ним можно отнести, в частности, зависимость от брендов. Например, некоторые предпочитают покупать только брендовую одежду, ходить в наиболее дорогой и пафосный спортзал и т. д. Проанализируйте свои затраты, если думаете, как сократить семейные расходы.

Часто составление бюджета пытаются переложить на отдел, сотрудники которого считают, что в данном вопросе они не до конца компетентны. Однако составление бюджета – это важный этап. Участие в нем позволяет получить большой объем информации, важной для всех отделов.

Бюджет формируется в несколько этапов:

  • формирование плана-проекта будущего бюджета;
  • рассмотрение проекта бюджета;
  • утверждение бюджета;
  • исполнение бюджета;
  • анализ исполнения.

Оптимизация расходов бюджета – следующий этап после составления бюджета.

Затраты

Оптимизация расходов невозможна без понимания содержания термина “расходы”.

Ими считаются те средства, которые задействованы в формировании прибыли за определенный период. Часть затрат накапливается в виде готовой продукции, полуфабрикатов, нематериальных активов или незавершенного строительства в активах компании. На схеме видна упрощенная структура, соответствующая стандартам МСФО.

Проще говоря, расходы – это увеличение обязательств или уменьшение активов, которое приводит к уменьшению капитала.

Направления работы

Оптимизация расходов не означает совершение действий в ущерб интересам бизнеса. Задача по сокращению затрат должна решаться оптимальным путем, при сопоставлении расходов и доходов друг с другом.

Решать вопрос можно в нескольких направлениях:

  1. Снижение издержек за счет внутренних ресурсов (прямое снижение). К таким действиям можно отнести повышение производительности, уменьшение материальных затрат, снижение управленческих расходов, а также сокращение штата предприятия.
  2. Уменьшение издержек производства (относительное снижение). Достигнуть этого можно путем увеличения объема производства. В таком случае на одну деталь будет потрачено намного меньше средств.
  3. Формирование предложения за счет проведенного маркетингового исследования. В этом случае стимулируется рост объема закупок клиентами и формируется приток новых покупателей.
  4. Формировании строгой финансовой дисциплины. В таком варианте «добро» на расходы может давать ограниченный круг лиц.

Программа оптимизации расходов бюджета должна затрагивать наиболее узкие области. Тогда она будет максимально эффективна.

Пути оптимизации

План оптимизации расходов может предусматривать три направления, по которым может пойти предприятие.

Выделяется экспресс-сокращение, снижение расходов предприятия быстрыми темпами, систематические сокращения.

Каждый из способов применяется в определенной ситуации. Меры, применяемые при этом, должны соответствовать текущему положению дел и опираться также на долгосрочное планирование.

Быстрое снижение расходов

Оптимизация расходов на предприятии быстрыми темпами возможна в результате проведения ряда мероприятий. Чтобы максимально эффективно снизить расходы, руководство должно определить, на чем экономят в первую очередь.

  1. Экономят на материалах для производства и сырье. Пути для оптимизации расходов могут быть разными. Пересмотр договоров с поставщиками с целью получения товара по выгодной цене – наиболее эффективный способ снижения затрат. Также поставщики могут предложить отсрочки по оплатам, что даст компании возможность собрать необходимую сумму без получения дополнительных кредитов.
  2. Анализ затрат на транспорт и оптимизация данной статьи расходов. Кроме того, снизить можно расходы на электроэнергию, телекоммуникации. Транспортный отдел можно предоставить в аутсорсинг, а затем обратиться в логистический центр, который составит программу снижения расходов на транспорт. Для снижения расходов на электроэнергию контролируют ее расход, следят за уровнем освещенности в темное время, устанавливают энергосберегающее оборудование. Уменьшение списка сотрудников, которым положена корпоративная мобильная связь значительно снизит затраты. Можно договориться с мобильным оператором или поставщиком телекоммуникационных услуг о заключении корпоративного контракта с выгодными условиями.
  3. Сокращения персонала и уменьшение ФОТ. Аутсорсинг и фриланс эффективно снижают затраты на выплату з/п персоналу, а рекрутинговые компании или внутренний отдел подбора персонала помогут заменить неэффективных сотрудников. К примеру, не обязательно иметь в штате уборщицу. Обслуживающий персонал на аутсорсинге позволит экономить до 20% выплат, приходящихся на каждого сотрудника.

Еще один вариант – оптимизация расходов за счет снижения оплаты труда, но предоставления социальных выгод: расширения перечня условий медицинской страховки, предоставление сотрудникам питания за счет компании или бесплатного кофе в автомате. Исследования показывают, что вложение в таком случае будет прибыльным в долгосрочной перспективе, так как повысит лояльность персонала.

Систематические сокращения

Как следует из названия данного способа оптимизации, его суть заключается в проведении периодических мероприятий, направленных на снижение затрат.

  1. Управление инвестициями. Долгосрочные вложения всегда должны быть тщательно обоснованы.Чтобы компания приобрела новое, более эффективное оборудование, заинтересованный отдел должен аргументировать, в чем будет выгода для компании, когда окупится данный проект, когда начнет приносить прибыть. Внедрение новых конкурентоспособных технологий помогает развитию бизнеса. Однако принимая решение о покупке чего-либо, руководство должно помнить об основной цели – снижении затрат.
  2. Управление закупками. Оно заключается в периодическом поиске новых поставщиков, предоставляющих качественный товар по более выгодным ценам.
  3. Управление бизнес-процессами. «Внезапный менеджмент», столь присущий нашей стране, сильно сказывается на принципах ведения бизнеса. С точки зрения новых методик, при организации бизнес-процессов предлагается взглянуть на производство со стороны покупателя. Проводят анализ процесса. Руководителю предприятия необходимо спросить себя, будет ли покупатель платить за это? Клиент не захочет оплачивать перемещение товаров, простои, переоборудование производства без изменений, улучшающих товар. Следовательно, такие расходы нужно или максимально снижать, или вовсе избавляться от них.

Правила оптимизации

Составляя план мероприятий по оптимизации расходов, необходимо помнить, что ситуативное решение проблемы – не всегда лучший выбор. Снижение затрат – это рутинная работа, ежедневное выполнение которой должно стать хорошей привычкой.

Соблюдая правила оптимизации, можно достигнуть максимального эффекта с наименьшими потерями.

  1. Затраты не всегда нужно снижать, чаще всего ими необходимо эффективно управлять. Иногда для снижения общих расходов нужно увеличить размер затрат по какому-то отдельному направлению.
  2. Затраты сводятся к минимуму для достижения наилучшего результата. Правило эффективности говорит, что одна единица затрат обязательно должна обеспечивать максимальный результат.
  3. Затраты есть всегда – будь то действие или бездействие.
  4. В вопросах расходов не бывает мелочей. Пусть сотрудники компании злятся по поводу отчета об использовании третьего десятка ручек за месяц. Но привыкнув к бережному отношению к мелочам, в результате они смогут увидеть повышение з/п или улучшение условий работы.
  5. Стремление максимально снизить расходов не всегда полезно. Оптимальным может быть незначительное снижение затрат и поддержание их на необходимом уровне.
  6. Оптимизация бюджетных расходов невозможна без финансовых вложений.
  7. Есть вид расходов, позволяющий избежать еще больших потерь. К ним относят страхование, наем охраны, установку сигнализации, повышение качества продукции.
  8. В процесс должны быть включены все работники компании, но у каждого должно быть свое, важное для него, задание.
  9. Осторожность не бывает излишней. Мысль, проскользнувшая в голове или подозрение, появившееся в результате прочтения отчета, заставляют глубже проанализировать показатели и почти всегда приводят к снижению расходов.
  10. Оптимизация расходов должна вестись постоянно. Новые статьи расходов влияют на прибыль компании. Появившись внезапно и внезапно исчезнув незамеченными, они могут нанести бюджету предприятия весомый урон. Отслеживание расходов должно быть обязательной задачей, отчетность по выполнению которой подается генеральному руководству компании.

Оптимизация доходов и расходов – процедуры, идущие рука об руку. Неконтролируемые расходы не принесут компании прибыль, а рост прибыли напрямую связан с контролем затрат.

Поделиться:
Нет комментариев

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.

×
Рекомендуем посмотреть
Adblock detector